España es el segundo país del mundo con mayor tasa de penetración de Smartphones, un 88%. Teniendo en cuenta este dato, no tiene ningún sentido que no aprovechemos en nuestros centros deportivos las posibilidades que nos dan las nuevas tecnologías para conseguir nuestros objetivos.

Hace años podíamos esperar sentados en la silla de recepción de nuestro club a recibir llamadas de alquiler de pistas o inscripciones nuevas. Hoy en día, con la cantidad de clubes abiertos, el cliente puede elegir entre varias posibilidades a la hora de alquilar una pista o apuntarse a una clase.

Como tenemos claro que esperar no vale, y tenemos que ser pro-activos y no reactivos, debemos apoyarnos en las herramientas que nos hagan llegar a mas gente de manera mas sencilla.

Tener un software de gestión, una web responsiva y una App, son 3 cosas imprescindibles en esta era de la información.

La web debe ser responsiva para que se adapte a todos los dispositivos (ya que la mayoría de las veces el cliente entrará a través de su smartphone) y tener un gestor de contenidos desde el que podamos cambiar las fotos y la información de manera fácil y rápida. Depender de alguien ajeno al club para que dote de contenido nuestra web ralentiza mucho y hace perder la agilidad que esta tarea requiere.

La App es también básica, debe estar disponible en IOS y Android, plataformas que agrupan casi la totalidad de usuarios. La App nos servirá para dar sentido de pertenencia al club, como imagen por supuesto, y debe tener la posibilidad de que podamos mandar notificaciones push desde el software de gestión. La funcionalidad de la App debe ser la misma que si acceden desde la web a la zona de clientes. Por lo tanto las mejoras que se realicen en el programa deben pasar automáticamente también a la App.

Respecto al software de gestión debe ser modular para que podamos contratar sólo los módulos que necesitemos y no pagar por una herramienta en la que tengamos un montón de menús que no usamos y que aparte nos generan un coste extra al mes.

Por supuesto, debe tener todos los módulos que necesita un centro deportivo completo y no tener que usar un programa para las reservas, otro para pasar las remesas, uno de encuestas y 20 Excel para hacer las cosas que no hace nuestro programa.

Al software le tenemos que pedir una serie de funcionalidades básicas:

• Rapidez: debemos poder hacer las cosas al instante, no puede ser que cada vez que hagamos una consulta salga un reloj dando vueltas y tengamos que esperar 10 segundos para recibir la información pedida.
• Accesibilidad: debemos poder acceder al programa desde cualquier dispositivo y en cualquier sitio. Los programas de escritorio que te obligan a estar en el centro para hacer cualquier consulta no tienen sentido hoy en día. No debe obligarnos a instalar otros plugins adicionales para que el programa funcione. Una conexión a Internet y un navegador deben ser suficientes.
• Robustez: el programa siempre tiene que estar “online”, sin caídas ni cortes que nos hagan perder una venta. Un cliente que está en Brasil puede reservarte una pista porque mañana está en Madrid y lo puede hacer por la noche cuando el club está cerrado, pero la zona de clientes siempre tiene que estar abierta 24×365. Ante situaciones de cortes, de las que nadie está a salvo, tiene que haber una réplica para que se pueda acceder a los datos y no parar el funcionamiento del club.
• Mejoras: el software debe ir incorporando nuevas funcionalidades y no quedarse estancado. Las necesidades de los centros deportivos deben ser escuchadas y si ayudan a mejorar el programa, desarrollarlas ordenadamente.
• Integración: debemos contar con un API para integrarse con otros sistemas hardware o software que puedan hacer una funcionalidad diferente.
• Soporte: siempre vamos a tener dudas de como hacer las cosas y necesitaremos apoyarnos en expertos en el producto que nos puedan enseñar como sacar el máximo partido al software. Esta atención puede ser telefónica, por tickets de soporte o mail.

En cuanto a los módulos que debe tener, vamos a enumerar los que consideramos imprescindibles:

• Clientes: tener un CRM con el que poder segmentar nuestra base de datos de clientes es imprescindible para poder comunicarnos con ellos vía mail, sms o notificaciones push. En la ficha del cliente tenemos que tener todos los datos de las actividades que realiza en el club y tener la posibilidad de ampliar estos campos a las necesidades de nuestro centro.
• Reservas: desde Internet, por la App o el navegador, por teléfono, múltiples … imprescindible tener una parrilla a disposición de nuestros clientes.
• Cobros: efectivo, bonos, tarjetas, TPV Virtual, Paypal, trasferencias, remesas… Lo importante es cobrar y dar facilidades a los clientes para que realicen el pago. Por ejemplo, que el cliente desde su App o la web pueda entrar a pagar con su tarjeta los recibos es una gran ventaja.
• Escuela: ya sean clases particulares o escuelas mensuales o trimestrales, el control de los grupos de las actividades colectivas es imprescindible. Centros deportivos con mas de 2000 alumnos necesitan un control exhaustivo de las clases. Informes de horas que dan los profesores o comparativas de alumnos entre dos fechas son necesarios para controlar esta actividad. Herramientas como MyClass de Syltek Solutions ayudan a que el profesor pueda tener el control de sus clases y las asistencias en su móvil.
• Actividades y Torneos: todos los centros organizan distintas actividades en las que tenemos una lista de inscritos y unas cuotas. Controlarlo desde el programa para que quede integrado es muy importante. Para cosas mas especificas, como un ranking o un torneo de cuadro o Round Robin, es muy interesante poder hacerlas desde el programa.
• Organización de partidos o clases: casi todos conocemos el MeApunto. Una herramienta que organice partidos, clases o cualquier actividad a la que se pueda apuntar un cliente, es fundamental. Hoy en día los clientes quieren que el club se encargue de todo y ellos solo de ir a jugar su partido o disfrutar de su clase.
• TPV: controlar las ventas de la tienda o la cafetería y su stock también es necesario.
• Encuestas: saber lo que piensan los clientes es básico. Un módulo para poder crear encuestas y enviarlas a los clientes que han pasado por el club, o a los que hace tiempo que no lo hacen, nos dará una información vital.
• Informes: tener informes en tiempo real nos permite tomar decisiones con datos fiables. Luego nos podremos equivocar o acertar pero tenemos los datos para poder tomarlas.
• Noticias: para trasmitir las novedades a nuestros clientes y que se integren en la web del centro o en la redes sociales.
• Configuración: poder cambiar la configuración de nuestro club, horarios, precios, colores, formas de pago … No depender de nadie para usar la herramienta es necesario.

Una vez que tenemos el programa con todos los módulos y herramientas como la web o la App, lo que tenemos que hacer es usarlas y sacarle partido.

De nada vale tener un Ferrari si lo dejamos aparcado en el garaje. Un buen gestor tendrá que dedicarle tiempo a revisar en el programa los informes para ver las ocupaciones, la facturación, los servicios mas demandados y los que menos, para quitar de la parrilla algunos y ofrecer otros nuevos etc.

Tendremos que mandar una newsletter, actualizar la web con nuevas noticias, subir fotos para que los clientes vean que el club tiene vida y pueden realizar distintas actividades, que se adecuen a sus gustos o disponibilidades.

Usar las encuestas para saber lo que piensan nuestros clientes o las evaluaciones para que se sientan cuidados y vean que hay un trabajo detrás de las clases.

Resumiendo: primero consigue las herramientas, pruébalas y no te dejes engañar por lo que te digan los comerciales, habla con tus colegas del sector y pregunta porqué usan un programa u otro y cómo responde esa empresa cuando lo necesitan.

Una vez que tengas clara la herramienta, busca un responsable en el club, si no puedes ser tu mismo, que sea el interlocutor con esa empresa, que se forme hasta que sea capaz de sacar el 100% y que pueda enseñar al resto de empleados de tu centro el funcionamiento.

Esta persona debe ser el canal por el que tus empleados resuelvan sus dudas y el único que trate con la empresa. Al final si todos saben un poco y llaman continuamente preguntando lo mismo, no es productivo para el club.

¿Cómo se hace un curso en tu centro? o ¿qué filtros tengo que hacer para pasar la remesa?, no es algo que se debe preguntar a la empresa que ha hecho el programa con el que trabajamos, son dudas internas del club que debe resolver el encargado de la herramienta.

Si tenemos claro el flujo y cada responsable del área sabe como hacer las cosas, todo es mucho más fácil y evitamos frustraciones de tus empleados por no saber usar una herramienta en la que no están formados. No olvides pedir a la empresa los vídeos de cómo funciona y la documentación necesaria para no depender de que te puedan atender en un momento particular que te surja una duda.

¿Y tú todavía estás con el Excel o el cuaderno para apuntar las reservas?

David Morales